Die meisten Citizen Developer scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass sie nicht dokumentieren. Das klingt hart, ist aber die ehrliche Beobachtung aus der Praxis.
Ohne Dokumentation ist ein Citizen Developer Projekt eine Black Box. Nur der Entwickler weiß, wie es funktioniert, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden und wo die Grenzen liegen. Wenn dieser Entwickler krank wird, das Unternehmen wechselt oder einfach sechs Monate später zurückkommt, ist das Wissen weg.
Dokumentation ist kein Overhead. Sie ist die Investition, die ein Projekt langfristig wartbar, erweiterbar und übergabefähig macht.
Das Entwicklungstagebuch: Fünf Minuten, die alles verändern
Ich führe für jedes Projekt ein Entwicklungstagebuch. Nach jeder Arbeitssession halte ich fest:
- Datum und Zeitaufwand
- Was wurde gemacht?
- Welche Probleme sind aufgetaucht?
- Wie wurden sie gelöst?
- Was habe ich dabei gelernt?
Das dauert fünf Minuten. Nicht mehr. Aber diese fünf Minuten zahlen sich aus.
Ein konkretes Beispiel aus der Nutzerinventur
„15.06.2026, 3 Stunden: SharePoint-Liste erstellt. Dabei zwei Probleme gelöst. Erstens: Wie organisiere ich mehrere Listen sauber auf einer SharePoint-Seite? Lösung: Pseudo-Ordner über Navigationslinks. Zweitens: Wie umgehe ich das 5.000-Einträge-Limit? Lösung: Spalten indexieren. Habe gelernt, dass man vorrangig die Spalten indexieren sollte, über die man später viel filtert.“
Diese Notiz hat beim Schreiben dieses Artikels geholfen. Sie hilft, wenn das System in einem Jahr angepasst werden muss. Und sie hilft, wenn jemand anderes das System übernehmen soll.
Warum die meisten Citizen Developer nicht dokumentieren
Es gibt drei häufige Gründe:
Zeitdruck. „Ich habe keine Zeit dafür.“ Das ist ein Trugschluss. Fünf Minuten Dokumentation jetzt sparen dreißig Minuten Suche später.
Selbstüberschätzung. „Ich weiß doch, wie es funktioniert.“ Ja, heute. Aber in sechs Monaten?
Fehlende Struktur. „Ich weiß nicht, was ich dokumentieren soll.“ Das ist der einzige legitime Grund und er lässt sich leicht beheben.
Die Mastervorlage, die ich für alle meine Projekte nutze, löst das dritte Problem. Sie gibt eine klare Struktur vor: Ausgangslage, Akteure, Prozess, Toolauswahl, Risikoanalyse, Erfolgskontrolle, Erweiterungsideen, Dokumentation. Wer diese Struktur hat, weiß immer, was er dokumentieren soll.
Die STAR-Methode: Deine Projekte sichtbar machen
Am Ende eines Projekts empfehle ich eine STAR-Zusammenfassung. STAR steht für Situation, Task, Action, Result. Die Methode kommt ursprünglich aus Bewerbungsgesprächen, ist aber für Citizen Developer ein mächtiges Werkzeug, um den Wert ihrer Arbeit sichtbar zu machen.
| Buchstabe | Begriff | Frage |
| S | Situation | Was war die Ausgangssituation? Welches Problem existierte? |
| T | Task | Was war deine Aufgabe? Was solltest du erreichen? |
| A | Action | Was hast du konkret getan? Welche Tools, welche Entscheidungen? |
| R | Result | Was war das Ergebnis? Was hat sich verbessert? |
Die STAR-Zusammenfassung der Nutzerinventur
Situation: Die Nutzerinventur wurde vollständig manuell durchgeführt. Einmal jährlich wurden Verteilerlisten erstellt, E-Mails per BCC versendet und Rückmeldungen händisch nachverfolgt. Das führte zu hohem Zeitaufwand, fehlender Transparenz, hohem Fehlerrisiko und keiner nachhaltigen Prozessstruktur.
Task: Entwicklung eines automatisierten MVP-Systems zur Nutzerinventur. Automatischer Versand, strukturierte Rückmeldung, automatisches Tracking, Eskalationsmechanismus, automatisierte Markierung von Löschkandidaten. Umsetzung ausschließlich mit M365 Bordmitteln in begrenzter Entwicklungszeit.
Action: Aufbau einer SharePoint-Liste als zentrale Steuerungsinstanz mit Berechtigungskonzept. Entwicklung einer Power App zur strukturierten Datenpflege mit Validierungslogik. Aufbau von drei spezialisierten Power Automate Flows: Inventurtrigger, Reminder-Flow, Lösch-Flow. Parallelisierung, Statusmanagement, Fehleranalyse und iteratives Testing.
Result: Vollständig automatisierter Inventurprozess in rund 8 Stunden Entwicklungszeit. Massive Reduktion manueller Tätigkeiten im zukünftigen Betrieb. Skalierbare Architektur für weitere Systeme. Grundlage für unternehmensweiten Rollout. Realer ROI ab dem ersten produktiven Einsatz.
Warum du eine STAR-Sammlung anlegen solltest
Ich empfehle, für jedes abgeschlossene Projekt eine STAR-Zusammenfassung anzulegen und diese in einer eigenen Sammlung zu führen. Die Gründe:
- Bewerbungsgespräche: STAR-Antworten sind der Standard für Verhaltensfragen. Wer eine Sammlung hat, ist immer vorbereitet.
- Leistungsbeurteilungen: Konkrete Beispiele mit messbaren Ergebnissen sind überzeugender als allgemeine Aussagen.
- Selbstreflexion: Du siehst, wie du dich entwickelt hast. Welche Probleme du früher nicht lösen konntest, die heute selbstverständlich sind.
- Projektbewertung: Du kannst besser einschätzen, wie viel Aufwand ähnliche Projekte in Zukunft machen werden.
Fazit: Professionelles Citizen Development ist mehr als Code
Der Unterschied zwischen jemandem, der „mal schnell was gebaut hat“ und jemandem, der professionell entwickelt, liegt nicht in der Komplexität des Systems. Er liegt in der Disziplin, die Arbeit zu dokumentieren, die Entscheidungen zu begründen und die Ergebnisse messbar zu machen.
Fünf Minuten Dokumentation pro Session. Eine STAR-Zusammenfassung am Ende. Das ist alles, was es braucht, um Citizen Development von einem Hobby zu einem professionellen Handwerk zu machen.
Und genau das ist das Ziel von XelUp.
Hier meine Dokumentation zu der Nutzerinventur. So kann man sich mehr darunter vorstellen. Und darunter könnt ihr euch meine Mastervorlage herunterladen, nachdem ihr zukünftig selber eure Projekte aufsetzen könnt. Ich selbst erstelle diese in OneNote.
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Martin Reichelt ist Spezialist für Microsoft-Automatisierung und Verfechter der Citizen Developer Bewegung. Bei XelUp zeigt er, wie man das volle Potenzial von Excel ausschöpft und durch Power Automate effiziente Cloud-Workflows schafft, um wertvolle Lebenszeit im Job zurückzugewinnen.