Von der manuellen PowerPoint-Liste zum selbstüberwachenden System: Wie ich eine Behördenauflage für LKW-Nachtfahrten automatisiert habe

Jede Woche dasselbe. Eine Exceldatei mit den Fahrzeugbewegungen wird heruntergeladen. Danach werden von Hand alle Fahrten herausgefiltert, die nachts zwischen 22 und 6 Uhr an bestimmten Werkstoren stattgefunden haben. Diese Fahrten werden in eine PowerPoint übertragen. Am Ende des Monats wird diese PowerPoint hochgeladen und geht als Nachweis an die Behörde.

Klingt nach lästiger Fleißarbeit. Ist aber mehr als das. Es geht um eine behördliche Auflage aus einem Schallschutzplan, die genau festlegt, wie viele LKW nachts an welchem Tor ankommen dürfen. Wird die Grenze überschritten, ist das kein Excel-Problem mehr, sondern ein Compliance-Thema. Kritischer Pfad für den Betrieb, wie es in der Auftragsdoku so schön heißt.

Bei den Bildern musste ich interne Daten überdecken und unkenntlich machen. Ich habe meist dann dazu geschrieben, was für eine Information an der Stelle zu erwarten ist

Die Ausgangslage: Ein Prozess, der komplett auf Handarbeit stand

Der bisherige Ablauf hatte keinerlei Automatisierung. Excel wurde wöchentlich manuell heruntergeladen, die relevanten Zeitfenster wurden händisch gefiltert, die Ergebnisse manuell in eine PowerPoint übertragen, diese wiederum monatlich manuell hochgeladen. Jeder einzelne dieser Schritte war eine potenzielle Fehlerquelle und weil es um eine behördliche Auflage ging, konnte sich hier niemand einen Fehler erlauben. Den Zeitaufwand und die damit indirekten Kosten betrachten wir an diesem Punkt noch nicht mal.

Das Ziel war entsprechend klar umrissen. Die Exceldatei sollte zwar vorerst weiter manuell heruntergeladen werden, bis eine direkte Anbindung ans System steht. Aber alles, was danach passiert, sollte vollständig in der Cloud laufen. Inklusive einer Warnmeldung, sobald für ein Tor zu viele LKW gemeldet wurden.

Die Architektur: Vier Bausteine für einen kompletten Prozess

Aus der Anforderung ist eine Lösung entstanden, die komplett auf Standardkomponenten der Microsoft 365 Umgebung setzt, ohne Premium-Lizenzen oder Zusatztools.

SharePoint als Datenrückgrat. Eine Liste hält die Fahrten des laufenden Monats, eine zweite dient als Archiv für bereits abgeschlossene Monate. Jede Fahrt bekommt einen eindeutigen Schlüssel, damit beim täglichen Nachladen keine Dubletten entstehen.

Office Script für die Datenaufbereitung.
Bevor irgendetwas in SharePoint landet, bereitet ein Script die Rohdaten auf. Es entfernt alle Fahrten außerhalb des relevanten Nachtzeitraums, prüft die Spaltennamen der Quelldatei und bricht kontrolliert ab, falls sich am Aufbau etwas geändert hat, statt stillschweigend falsche Daten weiterzureichen.

Mehrere Power Automate Flows als Motor.
Ein Flow überwacht den Ordner und stößt die Datenaufbereitung an. Ein zweiter prüft täglich, ob für ein Tor die zulässige Anzahl an Fahrten überschritten wurde und verschickt bei Bedarf eine Warnung. Ein dritter räumt regelmäßig verwaiste Dateien auf. Wie diese Flows im Detail zusammenspielen und welche Fehlersuche mich dabei einige Stunden gekostet hat, das ist einen eigenen Artikel wert.

Eine Power App für den menschlichen Blick.
Nicht jede Grenzüberschreitung ist tatsächlich ein Verstoß. Manchmal war es nur ein Sprinter, der fälschlich mitgezählt wurde. Über die App kann das Fachbereichsteam solche Fälle kommentieren und freigeben, ohne dass jemand Admin-Rechte auf die SharePoint-Liste braucht. Am Monatsende erzeugt dieselbe App auf Knopfdruck den kompletten Abschlussbericht für die Behörde.

Was am meisten wehtat

Auf dem Papier klingt die Architektur geradlinig. In der Umsetzung gab es mehrere Stellen, an denen ich deutlich länger gesessen habe als geplant. Eine SharePoint-Formel, die auf einmal ein Semikolon statt eines Kommas wollte. Ein Fehler, der nur in der echten Werksumgebung auftrat und sich zu Hause partout nicht reproduzieren ließ. Und die Erkenntnis, dass sich eine PDF-Erstellung aus der Cloud heraus anders verhält, als man es aus der lokalen Excel-App gewohnt ist, was am Ende zu einer kompletten Kursänderung bei der Monatsabschluss-Lösung geführt hat.

Diese Themen packe ich in die nächsten Artikel dieser Serie, jeweils mit Fokus auf einen Baustein. Die Flows, die SharePoint-Liste dahinter und die Power App mit dem Monatsabschluss.

Das Ergebnis: Aus einer wöchentlichen Handarbeit wird ein überwachter Prozess

Der vorher fast vollständig manuelle Compliance-Prozess läuft heute nahezu automatisch. Relevante Nachtfahrten werden automatisch erkannt, verarbeitet und ausgewertet. Verstöße gegen die Auflage werden proaktiv erkannt und an die verantwortlichen Personen gemeldet, statt erst am Monatsende aufzufallen. Kritische Fälle lassen sich strukturiert über die Power App prüfen und dokumentieren, der komplette Monatsabschluss für die Behörde entsteht per Knopfdruck aus der App heraus.

Genauso wichtig wie die Zeitersparnis ist die Nachvollziehbarkeit, die dabei entstanden ist. Jede Fahrt, jeder Kommentar, jede Statusänderung liegt strukturiert an einem Ort, jederzeit prüfbar. Aus einer Excel-Datei, die wöchentlich irgendwo im Postfach lag, ist ein System geworden, das sich selbst überwacht und nur dann einen Menschen einbindet, wenn tatsächlich eine Entscheidung nötig ist.